AIツールを仕事で使うなら、まずは文章作成・要約・情報整理・議事録作成など、日々の業務で繰り返し発生する作業から取り入れるのがおすすめです。最近は初心者でも使いやすいAIツールが増えており、業務効率化の入口として活用しやすくなっています。
この記事では、AIツールを仕事で使いたい人向けに、おすすめの活用方法をわかりやすく紹介します。何に使えばいいのかわからない方は、ぜひ参考にしてみてください。
AIツールを仕事で使うとは？
AIツールを仕事で使うとは、文章作成・要約・調べもの・情報整理・議事録作成などをAIにサポートしてもらい、業務を効率化することです。すべてをAIに任せるというより、時間がかかる作業の一部を補助してもらうイメージで使うと取り入れやすいです。
最近は、メール文面の作成・議事録の整理・プレゼン資料のたたき台作成など、実務に近い場面でAIを活用しやすくなっています。まずは日常業務の一部から始めることで、使いやすさを実感しやすいです。
AIツールを仕事で使うおすすめの活用方法
文章作成を効率化する
メール文面・説明文・提案文・ブログ記事の下書きなど、文章作成のたたき台を作るのにAIツールは向いています。ゼロから考える負担を減らしやすく、作業を始めやすくなります。
活用例
- 「取引先へのお礼メールの文面を作って」
- 「商品説明文を200文字で書いて」
- 「ブログ記事の導入文のたたき台を作って」
長い文章や資料を要約する
議事録・メモ・長い資料などを短くまとめてもらう使い方も便利です。要点だけを素早く把握したいときに特に役立ちます。
活用例
- 「この文章を3行で要約して」
- 「重要なポイントだけ箇条書きにして」
- 「会議メモをもとに議事録を作って」
情報整理や調べものに使う
複数の情報をまとめたり、調べものの要点を整理したりする場面でもAIツールは使いやすいです。業務で必要な情報収集の時短にもつながりやすいです。
活用例
- 「〇〇について初心者向けにわかりやすく教えて」
- 「この情報を比較表にまとめて」
- 「〇〇のメリット・デメリットを整理して」
資料作成のたたき台を作る
プレゼン資料・提案資料の構成案・説明文の作成にもAIツールは役立ちます。最初のたたき台を作ることで、作業のスタートがかなり軽くなります。
活用例
- 「〇〇の提案資料の構成案を作って」
- 「スライドの見出し案を5つ出して」
- 「この内容をプレゼン用にまとめて」
会議・打ち合わせの議事録を自動化する
会議や打ち合わせの音声を自動で文字起こし・要約してくれるツールを使うことで、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。オンライン会議が多い在宅ワーカーやフリーランスに特に向いています。
活用例
- ZoomやGoogle Meetの録音をそのまま文字起こし
- 文字起こしした内容をAIで要約・整理
- 議事録として共有・保存
仕事で使いやすいAIツール
ChatGPT
ChatGPTは、文章作成・要約・相談・アイデア出しなど幅広い用途に使える代表的なAIツールです。仕事効率化の入口として最も選びやすい1本です。構成作成・比較表・メール文面など、幅広い業務のたたき台作りに向いています。
Claude
Claudeは、自然で読みやすい文章作成や長文整理に向いています。ビジネス文書・丁寧なメール・提案文など、文章の質にこだわりたい場面で特に力を発揮します。コード生成にも対応しているため、技術系の業務にも使いやすいです。
Gemini
GeminiはGoogleが提供するAIツールで、文章作成や情報整理などに使いやすいです。GmailやGoogleドキュメントとの相性が良く、Google系サービスをベースに仕事をしている人には特になじみやすいです。
NotebookLM
NotebookLMは、自分がアップロードした資料やメモをもとに情報整理・要約・分析をしてくれるAIツールです。長い資料の要点把握・複数資料の横断整理など、リサーチや資料理解が多い業務と相性が良いです。
Notta
Nottaは、会議や打ち合わせの音声を自動で文字起こし・要約してくれるAIツールです。議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できるため、会議が多い人や在宅ワーカーに特におすすめです。Zoom・Google Meetなどのオンライン会議ツールとも連携しやすいです。
AIツールを仕事で使うメリット
作業時間を短縮しやすい
文章作成・要約・情報整理・議事録作成などにかかる時間を短縮しやすくなります。「最初の一文を考える時間がなくなった」「議事録をゼロから書かなくて済むようになった」という効率化を実感しやすいです。
考える負担を減らしやすい
ゼロから考えるのが大変なときでも、たたき台を作ってもらうことで作業を進めやすくなります。最初の一歩を軽くしやすいのが大きな魅力です。
本来集中したい仕事に時間を使いやすい
繰り返し発生する単純作業を効率化することで、本来集中したい判断・企画・クリエイティブな仕事に時間を回しやすくなります。
AIツールを仕事で使うデメリット・注意点
内容が常に正確とは限らない
AIツールの出力内容は便利ですが、常に正しいとは限りません。重要な情報や判断が必要な内容は必ず自分で確認することが大切です。
機密情報や個人情報の扱いに注意が必要
仕事で使う場合は、入力する情報に注意が必要です。社内の機密情報・個人情報・取引先の情報などをそのまま入力しないことが大切です。各ツールの利用規約も事前に確認しておくと安心です。
最初は少し慣れが必要
最初は使い方がわかりにくく感じることもありますが、何度か使ううちに自然と慣れていきます。難しく考えすぎず、まずは身近な小さな作業から試すのがおすすめです。
仕事でAIツールを使うときのコツ
最初は小さな作業から始める
いきなり重要な仕事で使うのではなく、メール下書きや要約など小さな作業から始めると取り入れやすいです。慣れてきたら少しずつ使う場面を広げていくのがおすすめです。
答えをそのまま使わず調整する
AIの出力をそのまま使うのではなく、自分で確認しながら調整することで、より実務で使いやすい内容に近づけやすくなります。たたき台として使う意識が長続きのコツです。
具体的に指示する
「文章を書いて」よりも「取引先への30代ビジネスパーソン向けのお礼メールを200文字で書いて」と具体的に伝えるほど、目的に合った回答が得やすくなります。
自分に合うツールを見つける
文章作成向き・情報整理向き・議事録向きなど、ツールごとに得意分野が違います。実際に試しながら自分の業務に合うものを見つけるのが大切です。
初心者は何から始めるべき？
初心者が仕事でAIツールを使い始めるなら、まずはChatGPTのような幅広く使いやすいツールから試すのがおすすめです。メール下書き・要約・アイデア整理など、身近な作業から始めると効果を実感しやすいです。
使い方が固まってきたら、議事録作成が多いならNotta、資料整理や学習補助ならNotebookLM、Google連携を活用したいならGeminiなど、業務内容に合わせて使い分けると効率化しやすくなります。
まとめ
AIツールを仕事で使うなら、文章作成・要約・情報整理・議事録作成など、日々の業務の中で繰り返し発生する作業から取り入れるのがおすすめです。最初は小さな作業から始めることで、無理なく取り入れやすくなります。
まずは自分の仕事の中で時間がかかっている作業を見つけて、そこからAIを試してみると便利さを実感しやすいです。使い慣れてきたら、用途に合わせて複数のツールを組み合わせるのもおすすめです。
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